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来米培训学校管理系统--革新财务对账模式

革新财务对账模式

来米培训学校管理系统


      培训学校和机构一直以来对于财务收支的管理都是非常看重的,通过内部的财务制度和辅助的管理系统都是希望对于收入和支出能够监管到位。来米培训学校管理系统也一直致力于帮助学校完善这一重要的工作环节。

       通过我们与千所客户的沟通和反馈,我们发现在行业中最关键的一个环节一直存在问题,那就是学校对每天或每周的财务进行对账统计后,不希望系统的内的数据再能被人为的修改。如果遇到员工恶意违规的行为,那么学校非常容易产生金钱损失并且不易被发现,而目前大部分平台都没有做到这一点。因此,来米培训学校管理系统结合学校的反馈,特对“日结对账”功能进行了全面的升级调整,彻底封堵了这一漏洞!



一、前台人员日结对账


  

      之前,来米培训学校管理系统的日结对账,是由前台人员查看自己的实时对账统计,然后在下班前打印出来与现金一同和财务人员核对。这种方式虽然也很直观但也存在漏洞。可能上午的人员核对后,下午的另一人就修改了之前的订单,导致全天或者更长时段内的账务统计混乱,并不能从财务上做到按人清账。因此,我们新班的日结对账系统升级成为了流程制。

     当财务人员登录系统后点击【个人心中】-【日结对账】会先提示该账号在7天内有多少笔经办的定单未生成“对账单”。这里的意思是指这个账号办理的如缴费、退费、转学、购买物品等所有定单,只要是这个账号操作,并且日期在7天以内的定单。

      一但点击生成账单,那么这些账单会根据当前的定单状态自动统计生成对账单提交给财务人员在系统【财务管理】-【日结对账】中可以查看到。这种改变就意味着,只要提交了生成了对账单,那么这次对账内所包含的定单全部进入审核流程,不能再被其它人修改。除非撤回后修改。这样就意味着一但经过对账流程的定单,都可以确保不再被变更,让学校的财务账安稳如山。


二、财务人员审核对账



      在前台人员提交对账单后,财务人员的操作也同样有所变动。对于提交的对账单可以进行审核操作。在系统的【财务管理】-【日结对账】中,财务人员就可以看到所有前台人员提交的账单。以及看到全校7天以内还有多少笔定单没有生成提交对账单。并且在此时,在【财务管理】-【定单记录】当中,已经提交审核的账单都会处于“已生成对账单待审核”的状态。

     并且,为了进一步方便审核,在系统【日常管理】-【学校设置】-【提醒设置】中,可以设置财务人员为日结对账接收提醒人。这样一但前台提交对账单。财务人员就可在微信内接到提醒并进行审核。

      一但财务人员审核后,所有的对账单内的定单都成为已审核状态,不可修改不可删除。让学校的财务账目彻底锁死,封堵漏洞。


三、具体操作技巧


      系统功能的升级必然也会对学校原有的操作习惯造成影响。因此我们特提出几点建议。

1-前台人员提交对账单前应该首先自我合适,对账单的统计和现金是否一致。再提交,如果出错可以删除撤回,修改后再提交。

2-对账单点击进入后可以看到所有分项统计,对应之前升级的账户功能,可以看到现金、刷卡、网络等不同账户的收款情况。

3-如果财务发现有问题,应当是不点击审核按钮,而是联系前台人员查出问题,撤回对账单修改后重新提交对账单审核。


四、升级的意义


      我们对账系统在测试阶段也有反馈说是不是这样做有点复杂,比以前的方式多了些环节。但更多学校的反馈也给了我们信心,来米培训学校管理系统一直希望能够通过系统的规范化管理来协助学校一同解决管理问题。

      无论您学校规模大小,每一笔学费的收入都是宝贵。堵死财务管理的漏洞对于任何一所学校来说都是最基本的需求。这次的升级也是业内唯一能够彻底实现学校专业化财务流程管理的重要更新。我们希望学校能够通过来米来实现管理的提升。

      


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